Archi Dox V 0.1 أحدث الأخبار  طرح الإصدار الأول من نظام الأرشفة الإليكترونية  

قامت سلسبيل بطرح الإصدار الأول من نظام سلسبيل للأرشفة الإليكترونية ArxhiDox V 1.0 وهو البرنامج المعنى بتنظيم وتسهيل تخزين المستندات الرقمية لاسترجاعها فى أى وقت وإجراء العمليات المختلفة عليها، حيث يمكنك تحويل الوثائق الورقية إلى مستندات إليكترونية وحفظها داخل نظام قواعد بيانات مصمم بطريقه تساعد في إدارة وتأمين هذه الوثائق وسهولة الرجوع إليها والبحث بداخلها.

إصدارات البرنامج
ويحتوى برنامج سلسبيل للأرشفة الإلكترونية على ثلاثة إصدارات مختلفة وهى:
الإصدار القياسى Standard Edition
ويحتوى على أربع وحدات أساسية وهى وحدة استعراض المستندات ووحدة الأمان ووحدة البريد بالإضافة إلى وحدة أرشفة البيانات.

الإصدار الاحترافى Professional Edition
ويحتوى على الوحدات الأربعة الأساسية الموجودة بالإصدار القياسى إلى جانب وحدة إضافية خاصة لتتبع الأعمال المختلفة الموجودة بالبرنامج.

الإصدار المؤسسى Enterprise Edition
ومن خلاله يمكنك استخدام البرنامج على أجهزة العميل المختلفة المتصلة من خلال الويب أو من خلال حواسب الجيب، ويحتوى هذا الإصدار على الوحدات الخمسة الأساسية الموجودة بالإصدار الاحترافى بالإضافة إلى وحدة خاصة بالويب وأخرى خاصة بحواسب الجيب

الأرشفة والبحث
تتم عملية أرشفة المستندات والصور بطريقة بسيطة تتمثل فى تحويل الوثائق والأوراق الخارجية إلي صور عن طريق سكانر (ماسح ضوئى) مدعم من قِبَل البرنامج، حيث ضط؛ط وتشفير الصورة وحفظها داخل ملفات قواعد البيانات الخاصة بالبرنامج، مما يعمل على سهولة استرجاع الوثيقة فى أى وقت وإعادة تصديرها وتخزينها أو حتى طباعتها، كما يدعم البرنامج أيضاً استيراد الملفات الموجودة على أجهزه الشبكة.
ويتم تنظيم المستندات المختلفة تنظيماً هرمياً يعمل على سهولة الوصول إلى البيانات المختلفة الموجودة بكل مستند، كما يتم إضافة المعلومات الخاصة بكل مستند لاستخدامها فيما بعد في عمليات البحث عن المستندات واسترجاعها. كما يدعم البرنامج أيضاً قراءة وتخزين محتويات الوثيقة باستخدام برامج القارئ الآلي OCR
.

التعامل مع المستندات
يتيح النظام طرقاً متعددة للتعامل مع المستندات كتكبير المستند وتصط؛يره وتط؛يير ألوانه وتخطيطه وإضافة البيانات والتوقيعات والتعليقات إليه، كما يحتوى النظام على وفرة من الأدوات التى يمكنك استخدامها فى التعامل مع صور الوثائق المخزنة داخل قواعد بيانات النظام.

ربط النظام ببرنامج الفاكس
يمكنك ربط النظام مباشرةً ببرنامج الفاكس المثبت على الحاسب والمستخدم في إرسال واستقبال الفاكسات داخل الشركة، وبالتالي نستطيع من خلال النظام إرسال المستندات مباشره بالفاكس وكذلك استقبالها وتوزيعها علي الأشخاص المناسبين فور استقبالها.

برنامج بريد إليكترونى داخلى
يحتوى النظام علي بريد الكتروني داخلي يستخدم في تبادل المستندات بين موظفي الشركة، كما يمكن ربط النظام بنظام البريد الإلكتروني الخارجي لإرسال واستقبال الوثائق إلى ومن خارج الشركة.

تحميل المستندات على اسطوانات مدمجة
قد تحتاج إلي مراجعة بعض المستندات وأنت خارج مكتبك أو خارج دولتك. ولأن حمل الملفات الورقية أمر شاق للط؛اية، فإن نظامنا يوفر لك إمكانية تحميل نسخ من المستندات علي اسطوانات مدمجة تحمل عشرات الآلاف من الصفحات. كما يمكنك الدخول إلى النظام وأنت فى الخارج من خلال مستعرض الإنترنت أو من خلال أجهزة الكمبيوتر اليدوية PDA
مع توفر الحماية الكاملة للمستندات من الدخول ط؛ير الآمن.
متابعة المستندات
يدعم النظام توجيه ومتابعه خط سير الوثائق والمستندات من خلال مرورها بخطة عمل موضوعة وتوجيهها إلى مجموعه مختلفة من الموظفين مع متابعة هذه العملية بدقة متناهية، مع الأخذ في الاعتبار أن متابعة أعمالك بطريقة إلكترونية يعطي مؤشرات لتقييم العاملين ومدي إنجازهم للأعمال في أوقات محددة.

حماية المستندات
لأن حماية وسرية المستندات من الإطلاع ط؛ير المشروع هو أهم أولويات نظام العمل، فإننا قد أمنَّا للمستند من وسائل الحماية المتعددة ما يكفل سريته وحمايته بوجود مستويات من السرية لكل المستندات ولكل مستخدمي النظام تحدد حدود كل مستخدم وما يمكنه الإطلاع عليه. كما يدعم النظام مستويات سرية متعددة داخل المستند الواحد بحيث يمكن إخفاء جزء محدد أو معلومة محددة داخل المستند لا تظهر إلا للمصرح لهم فقط. ونظراً لعدم القدرة على الدخول إلى قاعدة البيانات المستخدمة من خارج النظام، تبقى قاعدة البيانات دائماً محكومةً بنظام الحماية الذي وضعه مدير النظام.

المتابعة والتدقيق
تم تزويد النظام بنظام تسجيل لجميع الحركات التي تتم علي المستند كالفتح والطباعة والنسخ والإرسال من خلال البريد الإلكترونى أو الفاكس .... الخ والتي يتم من خلالها معرفة اسم المستخدم الذي قام بهذه العمليات وتاريخ ووقت إجراء كلٍ منها.

وتفخر سلسبيل لنظم المعلومات ببرنامجها الجديد "سلسبيل للأرشفة الإلكترونية" للوفرة الهائلة من المميزات التى يتميز بها البرنامج مقارنةً بالبرامج الأخرى المنافسة والتى يأتى على رأسها ما يلى:

يحتوى البرنامج على واجهتين، انجليزية وعربية، ومن ثمَّ يستطيع المستخدم التنقل بين الواجهتين بسهولة شديدة، كما يستطيع المستخدم أيضاً التحكم فى المصطلحات المستخدمة داخل البرنامج بتط؛ييرها من خلال القاموس الداخلى للبرنامج.

يستطيع المستخدم التحكم فى مظهر البرنامج وتعيين الألوان المناسبة لعناصر البرنامج المختلفة بالطريقة التى تحلو له، وخاصةً لمن يستخدمون البرنامج لفترات طويلة، كما يمكنه أيضاً حفظ إعدادات الألوان لاستخدامها فيما بعد، مع القدرة على العودة فى أى وقت إلى الألوان الافتراضية المعرفة داخل البرنامج.
إمكانية توزيع نظام المستندات على خوادم قواعد بيانات مختلفة، ومن ثمّ يستطيع المستخدم بسهولة شديدة الاتصال بخادم قاعدة البيانات المناسب، والذى قد يحتوى بدوره على قاعدة بيانات أو أكثر.

القدرة على التعامل مع قاعدة البيانات من أكثر من فرع، ومن ثمّ تستطيع الشركة إنشاء وإدارة فروعها من مكان واحد فقط.

يحتوى البرنامج على عدد من قوالب المستندات الجاهزة والتى تمكنك من التعامل مع الأنواع المختلفة للمستندات بسهولة منقطعة النظير، إلى جانب سهولة فهرسة المستندات وإجراء عمليات البحث المختلفة عليها، كما يساعدك البرنامج على التعرف على نوع كل مستند من خلال صور معبرة توحى بنوع المستند وتميزه عن الأنواع الأخرى الموجودة بالبرنامج.

يقوم البرنامج بتنظيم المستندات المختلفة الموجودة بالبرنامج تنظيماً هرمياً يسهل من الوصول إلى البيانات المختلفة الموجودة بكل مستند بسهولة ويسر مع القدرة على معاينة هذه المستندات وطباعتها على ورق مقروء.

يدعم البرنامج إرسال واستقبال المستندات من خلال الفاكس مع تخزين هذه المستندات فى مجلدات مستقلة مؤقتة حتى يقوم المستخدم بنقلها إلى مجلدات دائمة.

يحتوى البرنامج على أكثر من طريقة للبحث عن المستندات سواءً من خلال اسم المستند أو من خلال المعايير المختلفة التى تحتوى على البيانات الموجودة بالمستند.

يدعم البرنامج استرجاع المستندات المختلفة فى حالة حدوث أى تلف للبيانات، كما يستطيع المستخدم فى أى وقت حفظ البيانات واسترجاعها مرةً أخرى فى حالة الضرورة.

يدعم البرنامج درجات تأمين عالية من خلال تعريف أكثر من مستخدم مع منح صلاحيات مختلفة لكل مستخدم على حده، وتخصيص كل مستخدم باسم مستقل وكلمة مرور سرية.

يستطيع مستخدمو البرنامج التواصل من خلال الرسائل البريدية المختلفة، حيث يستطيع كل مستخدم مراسلة بقية مستخدمى البرنامج من خلال وحدة البريد المعرفة داخل البرنامج.

ماذا قال عملاؤنا ؟
كنت في السابق أحتاج إلي ثلاث أو أربع ساعات وأحياناً أياماً كاملةً للبحث عن مستند، وبعد أن تحولت ألي نظام الأرشيف الإلكتروني، وَجدتُ أن الوصول للمعلومة قد لا يستط؛رق أكثر من 10 ثواني فقط.


أصبح الأرشيف الإلكتروني هو أهم جزء في شركتنا لأنه يحوي كل مستندات الشركة، كما لم تعد هناك خطورة علي المستندات الأصلية من الضياع أو التلف لأنها تكون بعيدةً دائماً عن أيدي الموظفين.

عادةً ما نستط؛رق الكثير من الوقت في إنشاء وتحديث المعلومات ومحاولة فهمها. فبدون المعلومات، تكون القرارات مجرد تخمينات عشوائية، لكن مع توفر المعلومات المناسبة للشخص المناسب في الوقت المناسب، تتوافر حينئذٍ فرص النجاح. وعندما تكون المعلومات المطلوبة متاحة بسرعة وسهولة، يمكنك العمل بفعالية أكثر بدلاً من إضاعة الوقت في محاولة العثور على ما تريده من معلومات. وعندما تتوفر لديك المعلومات الدقيقة والحديثة، تستطيع اتخاذ القرارات بثقة بدلاً من تحمل عناء التحقق من كل عامل أكثر من مرة. وحينئذٍ، يمكنك تركيز كامل انتباهك على إخراج معلومات عالية الجودة بدلاً من إهدار وقتك في الاهتمام بالتوزيع والحماية .

وباختصار، فإن الوصول الفوري والآمن لأحدث المعلومات من عوامل نجاح أي منظمة وسبيلها لتحقيق أهدافها. لهذا، نحن نقدم نظاماً يسهل إدارة الوصول إلى المعلومات ويتحكم في جميع أنواع المستندات عبر أي منظمة .


الدعم الفني
سلسبيل في الصحافة
Demo الحلول و البرامج
PDF دليل البرامج
EN-PDF فرع مصر