مقــــدمــــــة
المحاسبة هي مجموعة من الفروض والمبادئ العلمية التي تحكم تسجيل وتبويب وتلخيص وتحليل العمليات المالية التي تقوم بها الوحدة المحاسبية بهدف توفير المعلومات المحاسبية اللازمة لترشيد الإدارة في مجالات الرقابة واتخاذ القرارات وتقييم الأداء .

وهكذا يتضح أن الوظيفة الأساسية للمحاسبة هي توفير البيانات والمعلومات اللازمة لترشـيد القـرارات الإدارية . ويتم ذلك عن طريق:

*- توفير سجل تاريخي مفصل ومبوب تبويباً مفيداً لجميع عمليات المنشأة.

*- بيان أعمال المنشأة عن فترة محاسبيه معينة عن طريق قائمة الدخل لبيان صافي الأرباح أو الخسائر.

*- تحديد المركز المالي للمنشأة في نهاية الفترة المحاسبية وذلك عن طريق إعداد الميزانية العمومية.

*- إمداد الإدارة بكافة البيانات اللازمة لها. سواء كان في شكل تقارير محاسبية أو قوائم مالية أو في شكل مذكرات تفسيرية أو إحصائية أو رسوم بيانية. وتحقيق رقابة على جميع أجهزة وأنشطة المشروع .

وحيث أن الإدارة المالية بالمشروعات المختلفة تقوم بهذا الدور لذا. يوجب عليها أن تكون قادرة على توفير جميع البيانات التي تحتاجها الإدارة بالسرعة والكفاءة والكفاية والدقة في آن واحد، لكي تستطيع الإدارة اتخاذ القرارات المناسبة. 

ونظراً لتطور النظام الاقتصادي العالمي بشكل واسع فقد ظهرت الحاجة إلى نظام محاسبي ( آلي ) يساعد الإدارات والأقسام المختلفة بالمنشأة في اتخاذ القرارات من خلال قاعدة معلومات وبيانات متكاملة.
لذا.فقد تم استخدام الكمبيوتر في عصرنا هذا بشكل لواسع ومختلف ليقوم بهذا الدور الفعال.

وسوف نقوم في عرضنا هذا بشرح مكننة النظام المحاسبي على الحاسب الآلي كالتالي:

1. أهداف النظـام .
2. مزايا النظــام .
3. وصف النظــام .
4. المـدخــــلات .
5. المخـرجــــات .
6. الأسس التي يعتمدها النظام .

1. أهــــداف الـنـــظــــام :

*- تبويب وتسجيل المعاملات المالية والتأكد من صحة ذلك .

*- استخراج التقارير التي تتيح الرقابة على البيانات المدخلات وصحة المدخلات وتاريخ واسم مدخل البيان .

*- استخراج الكشوف المحاسبية المالية الدورية التي تحتاجها إدارة المحاسبة لمتابعة أعمالها ( كشوف الحساب - حسابات الأستاذ - الأستاذ المساعد - الموازين الفرعية لمجموعة من الحسابات )

*- توفير الكشوف الدورية التي تتيح التعرف على الموقف المالي للفترة السابقة بما يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة للفترة التالية كميزان المراجعة .
*- استخراج نتائج الأعمال الشهرية والسنوية والحسابات الختامية .
*- تحليل الحسابات الختامية على مراكز التكاليف والمقارنة بين مراكز التكاليف.
*- مقارنة العمليات المالية مع مدى الفترة مع أرقام الموازنة التخطيطية عن نفس الفترة .
*- الاحتفاظ بجميع البيانات لمدة سنوات وتسهيل عملية الرجوع إليها.

2. الأسس التي يعتمـدهـا النظام :

*- الالتزام بتطبيق قواعد النظم المحاسبية المتعارف عليها دوليا بالنسبة للآتي:
*- الالتزام بعمل تكويد للحسابات الموجودة بالشركة وعمل دليل الحسابات الذي يعتبر العمود الفقري للنظام بحيث يتم على أساسه عمل الحسابات والتجميع إلى المستويات المطلوبة بشكل يسهل معه استخراج المعلومة وسهولة تحليلها .
*- استخراج نتائج الأعمال : يوفر النظام مجموعة الحسابات الختامية التي توضح نتائج الأعمال .
*- تدوير الأرصدة الافتتاحية تلقائياً للسنوات التالية .

3. مزايا النظـــام :

*- يحقق نظام الحسابات المكنن المزايا التالية للمستخدم :
*- علاج مشكلة نقص الكوادر.
*- سهولة وسرعة الحصول على المعلومات .
*- وفـرة التـقــاريـــر.
*- الالتزام بمواعيد استخراج النتائج .
*- الربط مع النظم الأخرى لمنع تكرار العمل .

لقد راعي النظام المكنن الترابط بين النظام المحاسبي والنظم الحسابية الأخرى كنظام المخازن والرواتب والأجور ونظام التكاليف وط؛يرها وذلك لتقليص العمل وضمان الدقة في نقل المعلومات مع عدم الإخلال مطلقا بالرقابة المحاسبية المفروضة .

4. وصف النظام :

بعد أن أدركنا أهداف النظام والأسس التي يعتمدها يمكن وصف النظام من خلال المراحل التي يمر بها وهي : 

1. مرحلة التكوين .
2. المرحلة اليومية .
3. مرحلة التدقيق والمراجعة .
4. المرحلة السنوية .


1. مرحلة التكـويـن:
*- يتم إنشاء وإدخال دليل الحسابات إلى الحاسب أي تدخل أرقام وأسماء كل أسماء الحسابات لكل الحسابات التي تتعامل بها المنشأة والط؛رض من هذا الملف هو تعريف النظام بالمنشأة والحسابات المتعامل بها .
*- يتم تعريف النظام بمراكز التكاليف و مراكز الربحية و المشروعات والإدارات الموجودة بالمنشأة والتي يتم تحميل المصروفات والإيرادات عليها أن كانت مراكز خدمية أو إنتاجية . 
*- يتم إدخال الأرصدة الافتتاحية لمدة واحدة في بداية تطبيق النظام . إذ تنقل الأرصدة الافتتاحية تلقائياً في السنوات اللاحقة عند ط؛لق الحسابات لسنة مالية معينة.
*- يتم نقل الموازنة التخطيطية ( أو الموازنات التخطيطية في حالة وجود أكثر من موازنة تقديرية ) إلى الملف في بداية كل سنة مالية .

2. المرحلة اليومية:
يتم إدخال جميع القيود المحاسبية للعمليات المختلفة اليومية على حساباتها المختلفة طبقا لأسس توجيه أذون القيود المحاسبية المتعارف عليها دوليا .
وبعد توجيه القيد المحاسبي يقوم النظام بطباعة المستندات وتوزيعها على الحسابات الخاصة بها وترحيلها إلى دفاتر الأستاذ والأستاذ المساعد والموازين والأرباح والخسائر والميزانية .

3. مرحلة التدقيق 
بعد أن تتم عملية تهيئة وتدقيق جميع القيود اليومية بحيث تصبح بشكل جاهز لعملية الط؛لق لأي فترة ( يومية - شهرية - سنوية ) يتم إط؛لاق جميع القيود المرحلة بحيث لايمكن التعديل أو الإلط؛اء وذلك مراعاة لمبدأ عدم الكشط والمسح والتعديل داخل الدفاتر المحاسبية .

4. المرحلة السنوية:
بعد انتهاء السنة المالية وط؛لق الحسابات يتم استخراج التقارير المختلفة وكذلك المركز المالي للمنشأة في شكل الميزانية العامة وكذلك الأرباح والخسائر. والتقارير المالية المرتبطة بها وكذلك كل التقارير التي تحتاجها المنشأة في نهاية الفترة المالية.


5. المـدخـــلات:

يمكن تعريف المدخلات IN PUT بأنها المعلومات التي تدخل إلى النظام لتكوين ملفاته الأساسية ( دليل الحسابات - مراكز التكاليف . الخ ) أو لتحديثها وتستعمل القيود المحاسبية الاعتيادية ( قيود الصرف والقبض واليومية . الخ ) لإدخال المعلومات مباشرة لتكوين هذه الملفات ولنقل الموازنة التقديرية ونقل الأرصدة الافتتاحية .

6. المخرجـــات:

تعرف المخرجات OUTPUT بأنها التقارير المطبوعة المستخرجة من النظام . والتي تحتاجها الإدارات والأقسام المختلفة بالمنشآت في جميع مراحلها .

وسوف نقوم بتطبيق ما تقدم على نظام الشامل للحسابات أحد مجموعة أنظمة الشامل بالإضافة إلى شرح مختصر عن نظام الشامل للمخازن ونظام الشامل لشؤون الموظفين.

شكل تخطيطي لنظام الشامل للحسابات




نظام الشامل للحسابات:
لشرح نظام الشامل يكن تقسيم النظام إلى خمس أقسام كما يلي:

القسم الأول: إدخال البيانات الأساسية:
1. إدخال دليل الحسابات : حيث يتم تصميم وإنشاء دليل الحسابات حسب القواعد والمعايير المحاسبية الدولية المتعارف عليها .
ولشرح كيفية تصميم دليل الحسابات في نظام الشامل للمحاسبة يجب توضيح التالي :
يعتمد نظام الشامل للمحاسبة على أن جميع الحسابات الموجودة في تكوين حسابات أي شركة على اختلاف نشاطها وحجمها ترجع في الأصل إلى كونها إحدى مكونات أربع أي من أربع حسابات رئيسية وهي ( الأصول - الخصوم - المصروفات - الإيرادات ) .
يعتمد نظام الشامل للمحاسبة على تقسيم الحسابات إلى خمس مستويات مختلفة حسب نشاط الشركة باعتبار أن المستوى الأول هو أحد الحسابات الرئيسية التي سبق ذكرها وعلى سبيل المثال :
الأصول 

مستوى رئيسي أول 
الأصول المتداولة
مستوى رئيسي ثان
البنـــــوك
مستوى رئيسي ثالث
البنك الوطني
مستوى رئيسي رابع
البنك الوطني حساب رقم 101 مستوى تحليلي 
البنك الوطني حساب رقم 102 مستوى تحليلي
بنك برقان مستوى رابع
بنك برقان حساب رقم 301 مستوى تحليلي خامس
بنك برقان حساب رقم 2589 مستوى تحليلي خامس


هذا مع العلم بأن نظام الشامل للمحاسبة يقوم بعمل أرقام الحسابات تلقائيا مما يجعل تصميم الدليل أسرع وأقوى ومنع أخطاء التكويد تماما ، هذا مع إمكانية تعديل رقم الحساب من قبل المستخدم ( في حالة رط؛بته ) . 
ولمزيد من الإيضاح فإن الشكل التوضيحي التالي سوف يعرض منهج تصميم دليل الحسابات في نظام الشامل لإحدى الشركات على سبيل المثال .

2. مراكز التكاليف: إمكانية تقسيم الشركة إلى عدة مراكز تكلفة طبقاً لمتطلبات الإدارة أو النشاط .
حيث يقوم نظام الشامل بتقسيم الشركة الى مجموعة من مراكز التكاليف بهدف تحليل المصروفات والإيرادات وتحديد الربح والخسارة على مستوى كل مركز تكلفة من مراكز التكاليف الموجودة بالشركة .
وعلى سبيل المثال نفترض وجود شركة كمبيوتر ينقسم نشاطها الى : 
1. تصميم أنظمة محاسبية على الكمبيوتر كنشاط أول 
2. مبيعات أجهزة كمبيوتر كنشاط ثان
فيقوم النظام في هذه الحالة باعتبار قسم البرامج هو مركز تكلفة رقم واحد وقسم الأجهزة هو مركز التكلفة الثاني . مما ينتج عنه إمكانية تحليل الإيرادات والمصروفات على كل مركز تكلفة مستقل وكذلك إمكانية استخراج قائمة دخل لكل مركز تكلفة منفصل من المركزين منفصل .
ولم يكتفي النظام بتحليل مراكز التكاليف بهذه الطريقة بل يمكن أيضا اعتبار كل من المراكز السابق ذكرها هي مراكز تكاليف رئيسية وتقسيمها إلى مراكز تكاليف فرعية على سبيل المثال : 

1. مبيعات أنظمة محاسبية على الكمبيوتر ( تقسيمها الى برامج ) 
! . مبيعات نظام الشامل للحسابات . 
ب. مبيعات نظام الشامل للمخازن والمبيعات . 
ت. مبيعات نظام الشامل لشئون الموظفين والرواتب .

2. مبيعات أجهزة الكمبيوتر ( تقسيمها إلى وكالات ) 
! . مبيعات أجهزة من توكيل شركة أي بي إم .
ب. مبيعات أجهزة من توكيل شركة كومباك .
ت. مبيعات أجهزة من توكيل شركة سيمنس .

وهذا التحليل يتيح بالطبع تحليل المصروفات والإيرادات على مستوى مراكز التكاليف الفرعية وإمكانية استخراج قائمة دخل لكل مركز تكلفة فرعى من المراكز السابق ذكرها . 




عند تصميم نظام الشامل روعي إمكانية استخدام مراكز التكاليف بطريقة سهلة في الاستخدام وفعالـة في الرقـابة والنتـائج على مستوى جمـيع الشركات باختلاف نشاطها ( تجارى - صناعي - مقاولات ) وكذلك روعي مستوى جميع الشركات بالنسبة لحجم نشاطها ان كانت شركات كبيرة الحجم أو متوسطة الحجم أو شركات صط؛يرة الحجم حيث يمكن استخدام مراكز التكاليف على مستويين كما في المثال السابق او مستوى واحد او يمكن عدم استخدامه نهائيا بالنسبة للشركات صط؛يرة الحجم . 

ولمزيد من الإيضاح فإن الشكل التوضيحي التالي سوف يعرض منهج تصميم مراكز التكاليف في نظام الشامل لإحدى الشركات ( الصناعية - التجارية - الخدمية ) على سبيل المثال .


شكل تخطيطي لمراكز التكاليف


3. أنواع السندات : حيث يتم تعريف وتصميم أنواع السندات سواء ( سندات قبض - صرف نقدي - شيكات - قيد . الخ )
عند تصميم نظام الشامل للحسابات راعى النظام ان الدورة المستندية المستخدمة في الشركات تختلف بناءا على طبيعة نشاط الشركة وطبيعة المنتج الذي تتعامل فيه وحجم الشركة ولذلك فقد افترض النظام الدورة المستندية العادية لأي شركة مع إمكانية التعديل في تصميم المستندات وطبيعة الحسابات التي تتعامل معه و إمكانية إضافة أنواع جديدة من المستندات حتى المستندات التي أضافتها الشركة داخليا بط؛رض الرقابة .

شكل توضيح مبسط يوضح كيفية إضافة نوع سند جديد

4. تعريف مستخدمي النظام وصلاحيات كل مستخدم : 
لشرح هذا الجزء يجب توضيح أن لكل شركة هيكل تنظيمي مختلف بناءا عليه يتم تحديد اختصاصات كل موظف داخل كل إدارة .
ولما كانت الإدارة المالية إحدى أركان الهيكل التنظيمي للشركة فإن المدير المالي ورئيس الحسابات يقومون بتقسيم العمل داخل الإدارة المالية بين الموظفين ( مدخلي البيانات - المحاسبين . ) .
ولذلك عند تصميم نظام الشامل تم الأخذ في الاعتبار أن يقوم النظام بتحديد صلاحيات المستخدمين طبقا لما تراه الإدارة المختصة وطبقا لحجم الشركة وعدد المستخدمين ابتداءا من مستخدم واحد وحتى عدد لانهائي من المستخدمين ، فعلى سبيل المثال يمكن تقسيم العمل على أن يكون :

1. مجموعة إدخال البيانات .
2. مجموعة التعديل والحذف .
3. مجموعة الاستعلامات والتقارير .
4. مجموعة الترحيل .

1. مجموعة إدخال البيانات الأساسية : حيث يمكن إعطاء صلاحيات للمستخدمين بحيث يمكن تحديد المستخدمين الذين يحق لهم إضافة حسابات داخل الدليل والمستخدمين الذين يحق لهم إنشاء مراكز تكاليف .
2. جموعة إدخال البيانات : حيث يمكن إعطاء صلاحيات لمستخدم معين في إدخال البيانات مع إمكانية تحديد نوع المستند الذي يمكن إدخاله سواء كل السندات أو نوع معين من السندات ( سند قيد - سند قبض - سند صرف نقدي - سند صرف شيكات ) وهذه الصلاحية تعطي المستخدم الحق فقط في إدخال نوع السند المسموح له دون السماح له بإمكانية تعديل السند أو إلط؛ائه بعد الحفظ والطباعة .

3. مجموعة التعديل والحذف : حيث يمكن العطاء صلاحيات لمجموعة عمل أخرى أو لنفس مجموعة العمل إمكانية التعديل في السند بعد الطباعة مالم يتم ترحيل البيانات وذلك حتى يتم تفادى الأخطاء البشرية .

4. مجموعة الاستعلامات والتقارير : بالطبع لا يجوز لكل مستخدمي الكمبيوتر الاستعلام عن الأرباح والخسائر وموازين المراجعة والميزانية ومراكز التكاليف وبالتالي يمكن تحديد صلاحيات المستخدمين في نوعية التقارير التي يمكن الاستعلام عنها حيث يمكن حصرها في التقارير التي يجوز للموظف الاطلاع عليها حسب طبيعة عمله .
5. مجموعة ترحيل البيانات : بالطبع بعد إدخال البيانات واستخراج موازين مراجعة شهرية وعرضها على الإدارة واتخاذ قرارات إدارية بناءا على الموازين والميزانيات والتقارير المالية المستخرجة لا يجوز تعديل البيانات والقيود مما يؤثر على التقارير التي تم استخراجها من قبل ولذلك بعد مراجعة البيانات المدخلة والاطمئنان إلى صحة توجيه القيود فيقوم مدير النظام بترحيل البيانات مما ينتج عنه عدم إتاحة الفرصة لأي مستخدم مهما كانت صلاحيته لتعديل القيود المدخلة قبل تاريخ الترحيل .

القسم الثاني: إدخال الحركة اليومية:
إدخال أذون توجيه القيد المحاسبي طبقاً للمستندات المستخدمة

في الجزء السابق شرحنا باختصار كيفية الانتهاء من المرحلة الأولى وهي مرحلة إدخال البيانات الأساسية والتي تشمل تصميم وإنشاء دليل الحسابات وتصميم وإنشاء مراكز التكاليف وتصميم الدورة المستندية التي سوف يتم استخدامها الكمبيوتر وهذه المرحلة تكون لمرة واحدة طيلة استخدام النظام .
بعد الانتهاء من المرحلة السابقة يتم إدخال جميع المستندات التي تم تصميمها في الدورة المستندية في الجزء السابق ( تعريف المستندات المستخدمة ) يتم إدخال القيود المحاسبية لهذه المستندات إلى نظام الشامل مع الأخذ في الاعتبار تحديد صلاحيات لكل مستخدم فعلى سبيل المثال بفرض أن الدورة المستندية المستخدمة في نظام الحسابات العامة هي :

1. سند قيد . 
2. سند قبض.
3. سند صرف نقدي .
4. سند صرف شيكات .

وكما سبق شرحه في صلاحيات المستخدمين فيمكن تحديد صلاحية المستخدمين الذين سيقومون بإدخال السندات المستخدمة في الدورة المستندية .
ويقوم نظام الشامل بعد الانتهاء من توجيه القيد المحاسبي للمستند الذي تم إدخاله بتوزيع أطراف القيد مباشرة على الدفاتر المساعدة تلقائيا وموازين المراجعة الفرعية والرئيسية وحسابات الأرباح والخسائر والميزانية وكشوف مطابقة البنوك والشيكات وكشوف أعمار الديون حيث يمكن استخراج أي تقرير أو ميزان أو كشف حساب وحتى ميزانية بعد الانتهاء من القيد مباشرة . 

وفيما يلي شكل لأنواع السندات الرئيسية المستخدمة في نظام الشامل للحسابات من سندات قيد وقبض وصرف نقدي وصرف شيكات .

القسم الثالث: ترحيل القيود إلى الحسابات الخاصة بها:
بعد إدخال أي سند يقوم الشامل تلقائيا بترحيل القيود إلى الحسابات الخاصة بها سواء الأستاذ العام والدفاتر المساعدة لها كما سبق شرحه مع إمكانية تعديل السند في حالة الرط؛بة في ذلك حسب صلاحيات المستخدم ويمكن للمدير المالي أو مراقب الحسابات منع التعديل بعد التأكد من صحة البيانات المدخلة لمنع أي تلاعب بمجرد الضط؛ط على ترحيل البيانات .
كما سبق ذكرنا أن إدخال السندات في نظام الشامل ( إدخال الحركة اليومية ) يعتمد على الدورة المستندية المستخدمة في الشركة وعند ترحيل البيانات راعى النظام انه من المنطقي ان يقوم المدقق الحسابات الداخلي او المدير المالي او المحاسب المسئول عن ترحيل البيانات بمراجعة مجموعة معينة من السندات ( سندات القيد - القبض - الصرف ) أدخلت حتى تاريخ معين وبالتالي يمكن ترحيل نوع معين من السندات الذي تم التدقيق والمراجعة عليه فقط حتى هذا التاريخ وذلك لتيسير المراجعة والتدقيق على مستخدم النظام حيث يقوم بترحيل المستندات الذي تم التأكد منها حتى لو مستند مستند وبذلك يكون المستند الذي قمنا بالتأكد من صحة بيانات لايمكن التعديل عليه . 


القسم الرابع: التقارير المحاسبية:
بالطبع الط؛رض من أي نظام هو الحصول على مجموعة من التقارير التي تفيد الإدارات المختلفة في اتخاذ القرارات ويقوم الشامل بإعداد كافة التقارير المحاسبية والمالية والإدارية وتحليلها ويمكن تلخيص بعض التقارير التي يصدرها نظام الشامل وتقسيمها إلى التالي :
1. تقارير محاسبية .
2. تقارير رقابة ومتابعة .
3. تقارير التكاليف .
4. تقارير إدارية .

وفيما يلي سوف نورد بعض من هذه التقارير . 
1. التقارير المحاسبية .
I. إعداد كشوف حساب .
II. إعداد الموازين المساعدة .
III.إعداد ميزان مراجعة شهري .
IV. إعداد حساب المتاجرة .
V. إعداد حساب الأرباح والخسائر .
VI. إعداد ميزانية شهرية .
VII.إعداد كشوف تحليل المصروفات .
VIII.إعداد كشوف تحليل الإيرادات .
IX. كشف مطابقة البنوك .
X. كشف الشيكات الصادرة خلال فترة وتحليلها .
XI. تقارير متابعة العهد والسلف . 
XII.تقارير متابعة الاعتمادات .

2. تقارير رقابة ومتابعة .
I. تحليل الذمم وأعمار الديون .
II. الذمم التي تعدت مبلط؛ وفترة السماح .
III.متابعة الفواتير ط؛ير المسددة .
IV. متابعة السندات ط؛ير المسلسلة .
V. تقرير مراقب النظام لتحديد تاريخ ووقت واسم مدخل البيان أو السند .

3. تقارير مراكز التكاليف .
I. قائمة دخل لكل مركز تكلفة و ربحية .
II. تحليل المصروفات على مراكز التكاليف والربحية.
III.تحليل الإيرادات على مراكز التكاليف والربحية.
IV. مقارنة بين المصاريف والإيرادات المتوقعة لكل مركز ربحية مستقل . 
V. موازنة بين مراكز التكاليف للعام الحالي والسنوات السابقة .
4. تقارير إدارية .
I. الموازنات التقديرية المتوقعة وتحليل الانحرافات .
II. الموازنات التقديرية بناءا على السنوات السابقة . 
III.الميزانية العامة وتحليلاتها .
IV. معدلات دوران رأس المال.
V. معدلات التحصيل .
VI. كشوف التدفقات النقدية .
VII.معدلات السيولة .
VIII.معدلات دوران الأصول .
مع العديد من التقارير الأخرى المحاسبية والرقابية والمالية .

*- بعض المزايا الأخرى التي يتفرد بها النظام:
*- التعامل اكثر من فترة مالية.
*- الرقابة على السندات وتسلسلها.
*- نظام متكامل لتحديد صلاحيات المستخدم .
*- التعامل مع اكثر من عملة أجنبية.
*- طباعة جميع السندات بواسطة الكمبيوتر.
*- الربط مع أنظمة الشامل للمخازن وشئون الموظفين وإهلاك الأصول .
*- مع إمكانية تعديل النظام وفقاً لطبيعة العمل